Beispiele für Workflows
Beispiel 1 - Zahlungserinnerung versenden
Aufgabenstellung:
Alle 2 Wochen, Dienstags um 16:00 Uhr soll das System überprüfen, welche Kunden nach Erhalt einer Rechnung den Zahlungstermin um mehr als sechs Tage überschritten haben. Diese Kunden sollen zukünftig der Mahnstufe 1 zugeordnet sein und eine Zahlungserinnerung per E-Mail erhalten, oder falls diese Kunden keine E-Mail-Adresse haben, sollen sie dieses Erinnerungsschreiben per Post ohne Einschreiben erhalten.
Der entsprechende Workflow müsste dann so ausgestaltet sein:
Erläuterungen:
Unter Zusätzliche Informationen ist zu beachten, dass für den tatsächlichen Versand eine Freigabe durch einen freigabeberechtigten Benutzer erforderlich ist, da Für diesen Workflow ist keine Freigabe notwendig nicht aktiviert worden ist.
Filter 1: Ist Problematisch = Nein - Mit diesem Filter werden alle jene Kunden aus dem Workflow ausgeschlossen, die im System bereits als problematisch gekennzeichnet sind. Für diese Kunden wurden bereits Sondervereinbarungen hinsichtlich des Mahnprozesses getroffen.
Filter 2: Anzahl E-Mails = 0 - Mit diesem Filter werden all jene Kunden ausgeschlossen, die bereits eine Mahnung erhalten haben und damit bereits im Mahnlauf mit einer Mahnstufe erfasst sind.
Filter 3: Anzahl überfälliger Tage der ältesten Rechnung > 6 - Mit diesem Filter werden schließlich alle jene Kunden erfasst, bei denen die älteste Rechnung mehr als sechs Tage überfällig ist. Diese Kunden erhalten mit der Ausführung des Wokflows eine Zahlungserinnerung und sind nun der Mahnstufe 1 zugeordnet. Kunden erhalten also erst eine Mahnung, wenn sie zumindest sieben Tage über der Zahlungsfrist liegen.
Beispiel 2 - Mahnung versenden
Aufgabenstellung:
Wöchentlich, Freitags um 12:00 Uhr soll das System überprüfen, welche Kunden nach Erhalt einer Rechnung und bereits erfolgter Zahlungserinnerung auf diese seit acht (und mehr) Tagen nicht reagiert haben. Diese Kunden sollen zukünftig der Mahnstufe 2 zugeordnet sein und ein entsprechendes Mahnschreiben per E-Mail erhalten, oder falls diese Kunden keine E-Mail-Adresse haben, sollen sie dieses Erinnerungsschreiben per Post ohne Einschreiben erhalten.
Der entsprechende Workflow müsste dann so ausgestaltet sein:
Erläuterungen:
Unter Zusätzliche Informationen ist zu beachten, dass für den tatsächlichen Versand nun keine Freigabe durch einen freigabeberechtigten Benutzer erforderlich ist, da Für diesen Workflow ist keine Freigabe notwendig aktiviert worden ist.
Filter 1: Ist Problematisch = Nein - Mit diesem Filter werden alle jene Kunden aus dem Workflow ausgeschlossen, die im System bereits als problematisch gekennzeichnet sind. Für diese Kunden wurden bereits Sondervereinbarungen hinsichtlich des Mahnprozesses getroffen.
Filter 2: Anzahl E-Mails = 1 - Um zu gewährleisten, dass nur Kunden der 1. Mahnstufe für den Workflow ausgewählt werden, werden mit diesem Filter alle anderen Kunden ausgeschlossen.
Filter 3: Anzahl Tage seit letzter E-Mail oder letztem Mahnbrief >/= 8 - Mit diesem Filter werden alle jene Kunden erfasst, bei denen die älteste Rechnung acht Tage und mehr seit der letzten Mahnung überfällig ist. Diese Kunden erhalten mit der Ausführung des Workflows eine entsprechende Mahnung und sind nun der Mahnstufe 2 zugeordnet.
Beispiel 3 - Aufgabenliste für Anrufe erstellen
Aufgabenstellung:
Alle 2 Wochen, Montags um 9:00 Uhr soll das System überprüfen, welche Kunden nach Erhalt einer Rechnung und bereits erfolgter 1. Mahnung (Kunde ist in diesem Beispiel bereits in der Mahnstufe 2) auf diese seit 14 oder mehr Tagen nicht reagiert haben. Bevor diese Kunden mittels Workflow eine 2. Mahnung erhalten werden, soll für diese Kunden eine Aufgabe mit dem Typ "Telefonanruf" erstellt werden. Das wiederum soll aber nur für Kunden gelten, die einen Betrag von mindestens € 300,- aber höchstens € 4.000,- über alle offenen Rechnungen aushaften haben.
Der entsprechende Workflow müsste hierfür so ausgestaltet sein:
Erläuterungen:
Filter 1: Ist Problematisch = Nein - Mit diesem Filter werden alle jene Kunden aus dem Workflow ausgeschlossen, die im System bereits als problematisch gekennzeichnet sind. Für diese Kunden wurden bereits Sondervereinbarungen hinsichtlich des Mahnprozesses getroffen.
Filter 2: Anzahl E-Mails = 2 - Mit diesem Filter werden nur Kunden der 2. Mahnstufe für den Workflow ausgewählt, alle anderen Kunden werden ausgeschlossen.
Filter 3: Betrag Schulden >/= 300 - Dieser Filter grenzt die Anzahl der Kunden auf jene ein, die einen Betrag von € 300,- und mehr als an offenen Posten aushaften haben.
Filter 4: Betrag Schulden </= 4000 - Dieser Filter grenzt die Anzahl der Kunden auf jene ein, die einen Betrag von bis zu maximal € 4000,- an offenen Posten aushaften haben.
Filter 5: Anzahl Tage seit letzter E-Mail oder letztem Mahnbrief >/= 14 - Mit diesem Filter werden alle jene Kunden erfasst, bei denen die älteste Rechnung 14 Tage und mehr seit der letzten Mahnung überfällig ist. Diese Kunden werden nach Ausführung des Workflows der Aufgabenliste Telefonanruf hinzugefügt.