Registrierung

Grundsätzliches
Basislizenz
Zusatzlizenz

Grundsätzliches

Die Voraussetzung für die Registrierung bei der Debitorcloud ist eine aktivierte und funktionierende DATEVconnect Schnittstelle, siehe DATEVconnect Schnittstelle aktivieren. Wir empfehlen, die Einrichtung bzw. Registrierung gemeinsam mit einem DATEV-Systembetreuer durchführen. Als Kunde der DATEV Österreich kontaktierst du das Service-Team unter teamservice@datev.at oder unter +43 1 503 60 61 0.

Sowohl als Steuerberater als auch als Unternehmer hast du die Möglichkeit, dein Forderungsmanagement im System der Debitorcloud mit einer Basislizenz abzubilden.

Mit einer Zusatzlizenz kannst du als Steuerberater auch das Forderungsmanagement deiner Mandanten in die Debitorcloud einbinden. So kannst du deinen Mandanten ein zusätzliches Service anbieten und gebündelt verrechnen. Analog dazu kannst du als Unternehmer auch das Forderungsmanagement deiner Unternehmens-Sparten einzelnen auffächern, oder auch das Forderungsmanagement von deinen Sub-Unternehmen einbinden. Innerhalb der Debitorcloud wird das mittels Unterinstanzen realisiert.

Für jede Unterinstanz, also ein zusätzlicher Mandant bei Steuerberatern oder eine Unternehmens-Sparte bei Unternehmern, musst du jeweils eine Zusatzlizenz erwerben und diese registrieren.

In der folgenden Anleitung werden wir den Vorgang der Registrierung der Basislizenz eines Steuerberaters für sich selbst und die Registrierung einer Zusatzlizenz für einen Mandanten des Steuerberaters ausführen. Für Unternehmer ist der Vorgang der jeweiligen Registrierung ident, anstelle des Begriffes Mandant würde eben Unternehmenssparte oder Subunternehmen verwendet werden.

Eine Registrierung ist nur mit folgenden Browsern möglich: Google Chrome, Safari, und Firefox. Eine Registrierung im Browser MS Internet Explorer ist derzeit nicht möglich!

Basislizenz

Um deine Debitorcloud-Lizenz zu aktivieren, öffne die Debitorcloud-Website und gehe zu Registrieren.

Schritt 1

Wähle unter Typ, ob du Debitorcloud als Unternehmer oder als Steuerberater verwenden willst. Gib anschließend deine DATEV Beraternummer ein und fülle die weiteren Felder des Registrierungsformulars aus.

Beachte bei der Angabe der E-Mail Adresse, dass bei Abschluss der Registrierung an diese Adresse eine Bestätigungs-E-Mail gesendet wird. In dieser E-Mail ist auch ein Link enthalten, um mit der Einrichtung der Debitorcloud fortfahren zu können. Idealerweise sollte also hier bereits die E-Mail Adresse eines Administrators verwendet werden. Außerdem wird mit dieser E-Mail-Adresse der erste Benutzer mit der Benutzer-ID 0 angelegt. Dieser Benutzer kann aus der Debitorcloud nicht gelöscht werden. Die Daten für diesen Benutzer wie Name, E-Mail-Adresse oder Berechtigungen können jedoch unter Einstellungen > Benutzer > Benutzerübersicht > Bearbeiten bearbeitet werden.

Du hast auch die Möglichkeit, eine Bilddatei für dein Unternehmenslogo hochzuladen und in der Debitorcloud einzubetten. Das Logo wird dann in allen zu versendenden E-Mails eingefügt. Beachte, dass nur JPEG-Dateien verwendet werden können.

Klicke auf Weiter und wähle im folgenden Fenster eine Zahlungsart aus.

Rechts in der Bestellübersicht siehst du den Preis für deine Basislizenz und mit Klick auf die jeweiligen Kästchen akzeptierst du die AGB und den Datenschutzvertrag. Klicke abschließend auf Bestellung abschließen. Je nach gewählter Zahlungsart erscheint nun ein Formular für die Eingabe weiterer Zahlungsdetails. Hier als Beispiel ein SEPA-Lastschrift Mandat:

Mit Klick auf Lastschriftmandat einrichten erscheint anschließend eine Zusammenfassung der von dir eingegebenen Daten. Nach dem Klick auf Bestätigen erscheint eine Meldung und du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail.

Im folgenden Schritt geht es darum, deine DATEVconnect-Details einzugeben, siehe DATEVconnect Schnittstelle aktivieren.

Schritt 2

Klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail aus Schritt 1 und wähle im folgenden Fenster, ob du die Einrichtung selbst durchführen möchtest oder mit einem DATEV-Partner.

Wenn du Einrichtung durch DATEV-Partner wählst, wird der Vorgang abgebrochen und eine E-Mail wird an das Team von Debitorcloud gesendet. In weiterer Folge übernimmt die weitere Einrichtung ein DATEV-Partner.

Wählst du Einrichtung selbst durchführen, musst du deine DATEVconnect Daten eingeben.

Unter Klient kannst du als Steuerberater aus all deinen Mandaten, bzw. als Unternehmer aus deinen Subunternehmen auswählen. Wähle hier jenen Buchhaltungskreis, dem deine Basislizenz zugeordnet werden soll.

Unter Wirtschaftsjahr gibst du an, mit welchem Stichtag dein Wirtschaftsjahr beginnt.

Schritt 3

Hier legst du zuerst die URL fest, mit der du in weiterer Folge über deinen Browser auf deine Debitorcloud zugreifen kannst. Am besten eignet sich dazu der Name deiner Kanzlei oder deines Unternehmens, beispielsweise -

meinekanzlei.debitorcloud.com

Anschließend gibst du die Administrator-Details ein. An die hier angegebene E-Mail-Adresse wird wieder eine Bestätigungs-E-Mail gesendet. Um den Registrierungsablauf einfach zu halten empfehlen wir daher wieder deine bereits im Schritt 1 angegebene E-Mail-Adresse zu verwenden. Wähle und bestätige ein Administrator Passwort. Mit diesen Zugangsdaten kannst du dich zum ersten Login bei der Debitorcloud anmelden. In der Debitorcloud wird dieser Administrator als zweiter Benutzer mit der Benutzerkennung ID 1 angelegt.

Du erhältst ein Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Debitorcloud und kannst dich nun zum ersten Mal anmelden.

Du siehst noch nicht sofort deine "Offene Posten" (OPOS) Informationen. Die initiale Synchronisation kann etwas länger dauern. Das hängt maßgeblich von der Menge deiner OPOS Zeilen ab.

Zusatzlizenz

Die Registrierung einer Zusatzlizenz funktioniert ähnlich wie bei der Basislizenz.

In der folgenden Anleitung werden wir eine Zusatzlizenz für einen Mandanten eines Steuerberaters anlegen. Unternehmer lesen anstelle des Begriffes "Mandant" eben "Unternehmenssparte" oder "Subunternehmen".

Schritt 1

Um einen Mandanten über eine Zusatzlizenz in das System einzubinden, öffne die Debitorcloud-Website und gehe zu Registrieren.

Weiter gibst du aber nun die Stammdaten deines Mandanten ein. Anhand deiner DATEV Beraternummer erkennt das System, dass die neue Zusatzlizenz deiner Basislizenz zugeordnet ist.

Bei der E-Mail-Adresse musst du wiederum deine Administrator E-Mail-Adresse eingeben. Idealerweise sollte diese ident sein mit jener aus der Basislizenz - an diese Adresse wirst du im Laufe des Registrierungsprozesses zwei Bestätigungs-E-Mails erhalten.

In der Debitorcloud deines Mandanten wird mit dieser E-Mail-Adresse der erste Benutzer mit der Benutzer-ID 0 angelegt. Dieser Benutzer kann aus der Debitorcloud nicht gelöscht werden.

In weiterer Folge kannst du ein Unternehmenslogo deines Mandanten hochladen. Auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Land und Zeitzone sind Daten deines Mandanten.

Mit Klick auf Weiter gelangst du wieder zur Ansicht Zusammenfassung und gibst hier eine Zahlungsart an. In der Bestellübersicht bestätigst du wieder die AGB und den Datenschutzvertrag durch Klick auf das jeweilige Kästchen.

Mit Bestellung abschließen gelangst du zum Formular für die Eingabe weiterer Zahlungsdetails. Hier musst du nun wieder deine Daten eingeben.

Im folgenden Schritt geht es wie bei der Registrierung der Basislizenz darum, deine DATEVconnect Details einzugeben, um der Debitorcloud den Zugang zu der Buchhaltung deines Mandanten zu ermöglichen.

Schritt 2

Klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail aus Schritt 1 und wähle im folgenden Fenster, ob du die Einrichtung selbst durchführen möchtest oder mit einem DATEV-Partner.

Wählst du Einrichtung selbst durchführen, musst du deine DATEVconnect Daten eingeben.

Hast du die Daten korrekt eingegeben, siehst du unter Klient alle deine Mandanten und suchst daraus jenen Mandaten entsprechend der zuvor eingegebenen Stammdaten.

Unter Wirtschaftsjahr gibst du an, mit welchem Stichtag das Wirtschaftsjahr deines Mandanten beginnt.

Klicke anschließend auf Weiter.

Schritt 3

Hier legst du schließlich die URL deines Mandanten fest, mit der du in weiterer Folge über deinen Browser auf die Debitorcloud deines Mandanten zugreifen kannst. Am besten eignet sich dazu der Name deines Mandanten, beispielsweise -

mandant-xy.debitorcloud.com

Du und deine Mitarbeiter, oder dein Mandant und dessen Mitarbeiter würden dann zur Nutzung der Debitorcloud einfach im Browser "mandant-xy.debitorcloud.com" eingeben, die Seite aufrufen und sich dort einloggen.

Du erhältst ein Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Debitorcloud deines Mandanten und kannst dich nun mit diesen Zugangsdaten anmelden.

Dieser Vorgang der Registrierung (Schritt 1 bis Schritt 3) ist für jede weitere Zusatzlizenz zu wiederholen.